Ağustos sonu, öğretmenler odasında iki kişi. Önlerinde büyük bir karton, üstünde kurşun kalemle çizilmiş kareler, silgi tozu, birkaç renkli kalem. Bir de kenarda öğretmenlerin "ben salı günü müsait değilim", "çarşamba öğleden sonra kurs var" diye yazdığı kağıtlar. Okulların büyük çoğunluğunda ders programı hâlâ böyle çıkar: elle, deneme yanılmayla, günlerce.
Sahada gördüğümüz kadarıyla orta ölçekli bir okulda bu iş bir müdür yardımcısının üç dört gününü yer. 35-40 öğretmen, 20-25 şube, haftada yüzlerce ders saati. Her öğretmenin uygunluğu, her dersliğin doluluğu, blok işlenmesi gereken dersler, aynı öğretmenin iki sınıfta aynı saatte görünmemesi. Kafada tutulacak gibi değil.
Elle yapınca kaçınılmaz olan üç şey
Bu işi elle yapan herkes aynı üç duvara toslar. Birincisi çakışma: program bittiğini sandığınız anda bir öğretmenin 3-A ve 3-C'de perşembe ikinci saatte aynı anda göründüğünü fark edersiniz. İkincisi boş saatler: bir öğretmenin günü sabah bir ders, öğleden sonra bir ders diye dağılır, arada üç saat boşluk kalır, kimse mutlu olmaz. Üçüncüsü derslik karmaşası: laboratuvar iki farklı sınıfa aynı saate yazılmıştır.
En sinir bozucu kısmı ise şu: bir tek değişiklik her şeyi bozar. Bir öğretmen rapor alır, bir ders saati değişir, yeni bir şube açılır. Tek bir kareyi oynatırsınız, o oynattığınız kare üç yeni çakışma doğurur. Günlerce uğraşıp kurduğunuz denge bir çırpıda dağılır ve baştan başlarsınız.
Bir müdür yardımcısının dönem başında üç gününü karton başında geçirmesi, o okulun kaybettiği en pahalı zamandır. O üç gün öğrenciyle, veliyle, öğretmenle ilgilenmek için vardı.
Kurallara uyan programı okul yerine sistem kursa
Biz İskaysoft olarak Okulbis'te bu işi tersine çevirdik. Programı sıfırdan siz kurmuyorsunuz; kuralları siz koyuyorsunuz, program o kurallara uyacak şekilde kendisi çıkıyor.
Yani sisteme şunları söylüyorsunuz:
- Hangi öğretmen hangi gün ve saatlerde müsait, hangi saatlerde kesinlikle ders veremez.
- Hangi dersler blok işlenecek, yani iki saati arka arkaya gelecek.
- Hangi ders hangi dersliğe bağlı; laboratuvar, atölye, spor salonu gibi tek olan yerler.
- Bir öğretmenin günü mümkün olduğunca boşluksuz, toplu geçsin.
Gerisini program hallediyor. Onlarca şube ve öğretmen için kurala uygun bir program dakikalar içinde önünüze geliyor. Günlerce süren iş, bir kahve molası kadar sürüyor.
Asıl kolaylık: değişiklik anında düzeliyor
Programı ilk kez çıkarmak zamandan kazandırır, tamam. Ama işin gerçek kıymeti dönem ortasında ortaya çıkıyor. Bir öğretmen bir hafta rapor aldığında, yeni bir öğretmen işe başladığında ya da bir şube bölündüğünde, o değişikliği yapıyorsunuz ve etkilenen yerler kendiliğinden yeniden düzenleniyor. Elle yapsanız yarım gününüzü alacak bir düzeltme, birkaç dakikaya iniyor. Bir kareyi oynattığınızda başka bir yeri bozup bozmadığını sormanıza gerek kalmıyor, sistem zaten çakışmaya izin vermiyor.
Bunun okula getirdiği en somut şey huzur. Program bittiğinde öğretmenler odasında "bende neden bu kadar boş saat var" tartışması yaşanmıyor, çünkü program baştan dengeli kuruluyor. Müdür yardımcısı kartona değil, işine dönüyor.
Abartmayalım: her okulun kendine has bir düzeni, bir alışkanlığı vardır ve hiçbir sistem okul idaresinin yerine karar vermez. Okulbis de vermiyor. Yaptığı şey, sizin koyduğunuz kuralları saatlerce elle çözmeye çalışmak yerine, o kuralları saniyeler içinde tutarlı bir programa dökmek. Karar sizde kalıyor, angarya sistemde.
Yeni dönem başlamadan böyle bir düzeni okulunuza kurmak isterseniz bir merhaba yeter; oturup birlikte bakarız.
