Ciro sınırını aşan çoğu işletmenin e-Faturaya geçişi hep aynı sahneyle başlar. Muhasebeci arar, "sınırı geçmişsiniz, ay sonuna kadar geçmeniz lazım" der. Telaş başlar. Bir hafta içinde bir sisteme geçilir, ilk faturalar kesilir ve birkaç gün sonra da ilk redler düşmeye başlar. Reddedilen fatura, geciken tahsilat demek. Sahada gördüğümüz kadarıyla sorun e-Faturanın kendisinde değil, aceleyle atlanan birkaç adımda.
Biz İskaysoft olarak yıllardır işletmelere e-Dönüşüm kurarken hep aynı dört hatayla karşılaşıyoruz. İkisi ilk günden, ikisi de birkaç ay sonra ortaya çıkıyor. Hepsinin ortak noktası, işi kolaylaştırmak için alınan sistemin aslında işi ikiye katlaması.
1. Müşteri bilgisini kontrol etmeden fatura kesmek
En sık ve en pahalı hata bu. Cari kartındaki vergi numarası bir hane yanlışsa ya da müşteri aslında e-Fatura mükellefiyken siz e-Arşiv kesmişseniz, fatura karşı taraftan geri döner. Diyelim ayın son günü 40 fatura kestiniz, 6 tanesi reddedildi. O 6 faturayı düzeltip yeniden kesene kadar tahsilatınız birkaç gün, bazen bir hafta kayıyor. Ay sonu telaşında bu, ciddi bir nakit sıkışması demek.
Doğrusu, faturayı kesmeden önce karşı tarafın mükellef olup olmadığını ve bilgilerinin tutup tutmadığını görebilmek. Kurduğumuz düzende bu kontrol siz "kaydet" demeden önce yapılıyor; yanlış bilgi varsa daha ekranda uyarı çıkıyor, reddedilecek fatura hiç yola çıkmıyor.
2. e-Arşivi tamamen atlamak
Birçok işletme sadece e-Faturayı halledip rahatlıyor. Oysa vergi mükellefi olmayan son müşterilere, yani kestiğiniz faturaların çoğuna, e-Arşiv düzenlemeniz gerekiyor. Bu atlanınca bir süre sonra "bu faturaları nasıl keseceğiz" paniği yaşanıyor ve iş yine aceleye geliyor.
Bizim yaklaşımımız süreci parçalamamak. e-Fatura, e-Arşiv, gerekiyorsa e-İrsaliye ve e-SMM, hepsi tek bir yerden yürüyor. Müşteri mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv olarak gitmesi gerektiğini sistem kendisi ayırt ediyor; siz her seferinde "bu hangisi olacaktı" diye düşünmüyorsunuz.
3. Faturayı muhasebeye elle bir kez daha girmek
Bu, ilk aylarda kimsenin fark etmediği ama zamanla en çok yoran hata. Fatura bir yerde kesiliyor, sonra aynı fatura muhasebe programına elle bir kez daha giriliyor. Günde 30-40 fatura kesen bir işletmede bu, her gün ikinci bir mesai demek. Üstelik iki kez giriş, iki kat hata riski; bir rakam kayarsa ay sonu mutabakatında saatlerce sebep aranıyor.
Bir faturayı bir kez girip hem müşteriye göndermek hem de muhasebeye işlemek, işletmeye kazandırdığımız en somut şey; çünkü kazandırdığı zaman her gün tekrar ediyor.
İskay ERP e-Dönüşüm'de fatura kesildiği anda muhasebeye de işleniyor. Çift kayıt yok, kopyala-yapıştır yok. Ay sonu geldiğinde rakamlar zaten tutuyor.
4. Zorunluluk gelmeden önce hiç denememek
Son hata, işi resmi zorunluluk gününe bırakmak. O tarihe kadar hiç fatura kesip denememiş bir işletme, ilk gerçek faturasını en yoğun anda, müşteri karşısında keser. Bir şey ters gittiğinde deneme şansı kalmaz.
Geçişi rahat yapan işletmelerde gördüğümüz ortak alışkanlıklar şunlar:
- Cari bilgilerini geçişten önce bir kez elden geçirip vergi numaralarını doğrulamak
- e-Fatura ve e-Arşiv müşterilerini baştan ayırmak, ikisini birden düşünmek
- Muhasebeyle bağlantıyı ilk günden kurup çift kayıttan tümüyle kurtulmak
- Zorunluluk gününü beklemeden birkaç deneme faturası kesip akışı görmek
Bu dördü baştan oturduğunda e-Dönüşüm bir yük olmaktan çıkıp işi hızlandıran bir şeye dönüşüyor. Reddedilen fatura derdi bitiyor, ay sonu daha sakin geçiyor, ekip aynı işi iki kez yapmıyor.
İşletmenizde bu düzeni kurmayı ya da mevcut geçişinizdeki takıntıları temizlemeyi düşünüyorsanız, bir merhaba yeterli. Nerede zorlandığınıza bakıp yolun geri kalanını birlikte çıkarırız.
