Bir OSGB yöneticisiyle oturup masasına baktığınızda tablo hemen hemen aynıdır: bir Excel dosyası, üstünde sarı-kırmızı boyanmış hücreler, kenarda ajanda, telefonda birkaç hatırlatma. Sorumlu olduğu işyeri sayısı 30'u, 40'ı geçmişse bu düzen artık kimseyi rahat ettirmez. Çünkü iş güvenliğinin görünürdeki yüzü saha gezileri, eğitimler, muayenelerdir; ama işin sessiz ve asıl zorlu kısmı, bütün bunların tarihlerini kaçırmadan yürütmektir.
Sahada gördüğümüz kadarıyla kaza değil, çoğu zaman gözden kaçan bir tarih baş ağrıtır. Temel iş sağlığı ve güvenliği eğitiminin yenilenme zamanı gelmiştir ama fark edilmez. Tehlikeli sınıftaki bir işyerinde çalışanın sağlık muayenesi bir yıl önce yapılmış, bu yıl kimse hatırlamamıştır. Risk değerlendirmesinin üzerinden yıllar geçmiş, güncellemesi unutulmuştur. Bunların hiçbiri o gün bir sorun çıkarmaz; sorun, bir denetim geldiğinde ya da bir olay yaşandığında ortaya çıkar. O anda da geç kalınmıştır.
Sorun eksiklik değil, takibin dağınık olması
İşin can sıkıcı yanı şu: bir OSGB'nin elinde genellikle ne yapması gerektiğine dair bilgi vardır. Eksik olan bilgi değil, o bilginin tek bir yerde, zamanında önüne düşmesidir. Yükümlülükler birbirine benzemez ve farklı sürelerde işler. Bir müşteride 30 kişi vardır, hepsinin ayrı işe giriş tarihi, ayrı eğitim geçmişi, ayrı muayene periyodu vardır. Bunu 40 farklı işyeri için çarpın; kafada tutulamayacak, tek bir dosyada rahatça izlenemeyecek bir yığın çıkar.
Bir örnek üzerinden konuşalım. Diyelim bir işyerinde 18 çalışan var ve tehlikeli sınıfta. Eğitimler yılda bir yenilenecek, muayeneler yine belirli aralıklarla tekrarlanacak. Sadece bu tek işyeri için yıl içinde onlarca ayrı "son tarih" doğar. Elle takip ederken bunlardan birini kaçırmak beceriksizlik değil, matematiksel olarak neredeyse kaçınılmazdır. İnsan hafızası ve boyalı bir Excel hücresi bu yükü kaldırmaz.
Biz İskaysoft olarak neyi farklı yaptık
İskay İSG'yi tasarlarken çıkış noktamız gösterişli ekranlar değildi. Tek bir soruya iyi cevap vermesini istedik: "Bugün, bu hafta, bu ay hangi belge veya süre kapıya dayanıyor?" Sistem bütün işyerlerini ve çalışanları birlikte görür, hangi yükümlülüğün ne zaman dolacağını hesaplar ve size zamanı gelmeden söyler. Yani bir tarihi hatırlamak için artık kimseye güvenmek zorunda değilsiniz; ekran açıldığında öncelikli işler zaten önünüzdedir.
Pratikte bunun işletmeye getirdikleri şunlar:
- Eğitim yenileme, sağlık muayenesi, risk değerlendirmesi güncellemesi gibi tüm süreler tek bir takvimde toplanır; hiçbiri "arada kaynamaz".
- Rutin belgeler tek tek elle doldurulmak yerine mevcut kayıtlardan üretilir; bir muayene formu için yeniden yarım saat harcanmaz.
- Kişisel koruyucu donanım zimmeti kayıt altındadır; kime hangi ekipmanın, ne zaman verildiği bellidir. Bir uyuşmazlıkta "verilmişti ama kağıdı yok" durumu ortadan kalkar.
- Onlarca işyeri ve müşteri tek merkezden yönetilir; her birine ayrı klasör, ayrı dosya, ayrı hatırlatma kurmak gerekmez.
İş güvenliğinde asıl beceri kriz anında hızlı olmak değil, o krizi doğuran unutulmuş tarihi baştan hiç oluşturmamaktır.
Bunu abartmadan söyleyelim: sistem sizin yerinize eğitimi vermez, muayeneyi yapmaz. Onları yapacak olan yine sizsiniz. Sistemin yaptığı, o işleri zamanında önünüze koymak, ürettiğiniz belgeleri düzenli tutmak ve bir denetim geldiğinde her şeyin dosyada, tarihinde ve eksiksiz olmasını sağlamaktır. Kazandırdığı şey de doğrudan para değil önce; kaçırılan bir sürenin getireceği idari para cezasından, telafisi zor bir kayıttan ve en çok da o sürekli "acaba bir şey mi unuttum" gerginliğinden kurtulmaktır. Zaman ve huzur, bu işte paradan önce gelir.
Çok işyerine bakan bir OSGB için bu, bir kişinin günlerce uğraşacağı takip işinin arka planda kendiliğinden dönmesi demektir. Ekip, dosya kovalamak yerine asıl işine, yani sahaya ve insanların güvenliğine bakabilir.
Böyle bir düzeni kendi işletmenize kurmak, dağınık dosyaları tek bir takvime taşımak isterseniz bir merhaba yeter; oturur, sizin işleyişinize göre nasıl kurgulanacağını konuşuruz.
