Kraftstoff auf Rechnung: Anschreibebuch schließen, Konten klären
Kennzeichen eintippen, Liter eingeben: Der Beleg wird sofort auf das Kundenkonto gebucht. Am Monatsende oder alle 15 Tage prüfen Sie die Periodenrechnung in der Vorschau und stellen sie mit Ihrer Freigabe aus; zu welchem Preis abgerechnet wird, entscheiden Sie an diesem Tag selbst. Kunden über dem Limit, Belege mit überfälliger Abrechnung und offene Forderungen haben Sie jeden Morgen im Panel vor sich.
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Für wen?
Für jede Tankstelle, die Kraftstoff auf Rechnung abgibt: von der Dorftankstelle mit einer Zapfsäule bis zum Betrieb mit mehreren Stationen.
Tankstellen mit Verkauf auf Rechnung
Tankstellen, die Belegblock und Anschreibebuch ablösen und jeden Beleg sofort dem Konto zuordnen möchten.
Tankstellen mit Speditionskunden
Tankstellen, die Dutzende Kennzeichen betanken und Fahrzeug und Fahrer auf dem Beleg sehen müssen.
Tankstellen in Agrarregionen
Tankstellen mit Saisonkonten, die nach der Ernte gesammelt abrechnen.
Bau- und Erdbauflotten
Tankstellen, die Baustellenfahrzeuge betanken und die monatliche Literobergrenze je Fahrzeug überwachen müssen.
Betankung von Firmenfahrzeugen
Tankstellen mit Firmenkunden, die auf der Rechnung eine Aufstellung nach Kennzeichen, Datum und Liter verlangen.
Betriebe mit mehreren Stationen
Betriebe, die mehrere Stationen zentral und mit stationsspezifischen Preisen führen möchten.
Die bekannten Probleme des Anschreibebuchs
Probleme an der Zapfsäule und am Monatsende – und wie das System sie löst.
Belege für Verkäufe auf Rechnung landen im Buch oder auf dem Block; das Zusammenrechnen am Monatsende dauert Stunden und geht schief.
Jede Betankung wird per Kennzeichen in Sekunden erfasst; das Kundenkonto ist sofort aktuell, die Monatssumme liegt bereit.
Der Kunde sagt „Der Beleg ist nicht von uns“; welches Fahrzeug, welcher Fahrer, welche Uhrzeit – unklar.
Auf dem Beleg stehen Kennzeichen, Fahrer, Zapfsäulen-Belegnummer, Kilometerstand, Datum und Uhrzeit. Die Belegaufstellung geht als Rechnungsanlage an den Kunden; die Diskussion ist beendet.
Zu welchem Preis die Rechnung geschrieben wird, sorgt jeden Monat für Streit.
Am Abrechnungstag wählen Sie die Preisbasis: Preis am Belegtag, Preis am Rechnungstag, die im Kundenstamm hinterlegte Vereinbarung oder ein manuell eingegebener Preis. Ohne Freigabe der Vorschau wird keine Rechnung erstellt.
Manche Kunden überschreiten ihr Limit; wenn es auffällt, ist die Schuld bereits gewachsen.
Für jeden Kunden wird ein Kontolimit festgelegt; Kunden über dem Limit sowie Kunden mit Belegen mit überfälliger Abrechnung werden im Panel rot angezeigt, und beim Erfassen eines Belegs erscheint eine Limitwarnung.
Rechnung und Zahlung laufen in einem anderen Programm; der Buchhalter gibt am Monatsende alles neu ein.
Die Periodenrechnung wird in İskay ERP erstellt, der Zahlungseingang in Kasse oder Bank gebucht, der Buchungssatz entsteht automatisch; für die E-Rechnung steht das E-Transformationsmodul bereit.
Die Liste aus der Zapfsäulenautomation wird von Hand neu eingegeben.
Der Excel- oder CSV-Export der Automation wird importiert; das Kennzeichen findet den Kunden, derselbe Zapfsäulenbeleg wird nicht doppelt verbucht, unbekannte Kennzeichen werden am Bildschirm einem Kunden zugeordnet.
Was ist enthalten?
Vom Beleg an der Zapfsäule bis zum Zahlungseingang in der Buchhaltung: der gesamte Ablauf des Verkaufs auf Rechnung in einem Modul.
Belegerfassung
- Kennzeichen eingeben; Kunde, Fahrzeug und Fahrer werden automatisch ergänzt
- Produkt, Liter, Tagespreis und Rabatt; der Betrag wird sofort berechnet
- Zapfsäulen-Belegnummer, Zapfsäulennummer, Kilometerstand und Fahrername
- Ein fehlerhafter Beleg wird storniert; der Datensatz wird nicht gelöscht, die Stornokennzeichnung bleibt im Datensatz erhalten
Kunden- und Fahrzeugstamm
- Kundenkonto: Kontolimit und vereinbarter Abrechnungszeitraum (monatlich, 15 Tage, wöchentlich) werden in der Kundenkarte hinterlegt
- Kundenspezifischer Rabatt: je Liter oder in Prozent
- Fahrzeugliste: Kennzeichen, Fahrer, Standardprodukt, monatliche Literobergrenze
- Die vereinbarte Preisbasis wird im Kundenstamm hinterlegt
Abrechnung und Rechnungsstellung
- Alle bis zum Stichtag offenen Belege je Kunde in einer Ansicht
- Wahl der Preisbasis und Vorschau vor der Freigabe
- Rechnung je Beleg oder mit zusammengefassten Produktzeilen
- Druckbare Rechnungsanlage: Aufstellung nach Kennzeichen, Datum, Liter und Betrag
Zahlungseingang und Buchhaltung
- Zahlungseingang in Kasse oder Bank, Teilzahlung
- Offene Forderungen, Restbeträge und beglichene Rechnungen
- Der Buchungssatz wird automatisch erstellt
- Bereit für E-Rechnung und E-Archiv (İskay ERP E-Transformation)
Preise und Stationen
- Produkte: Diesel, Benzin, LPG und beliebige weitere Produkte
- Tägliche Preisliste; frühere Preise bleiben gespeichert
- Mehrere Stationen, stationsspezifische Preise
- Für Tankwart und Kassierer eine Rolle, die auf das Erfassen von Belegen beschränkt ist; weitere Berechtigungen werden rollenbasiert festgelegt
Berichte und Import
- Liter- und Betragsberichte je Kunde, Fahrzeug und Produkt
- Die monatliche Literobergrenze je Fahrzeug wird überwacht
- Import aus der Zapfsäulenautomation per Excel oder CSV
- Berichte werden als CSV-Datei heruntergeladen und lassen sich in Excel öffnen
Bildschirmansichten
Belegerfassung, Kundenstamm und Abrechnung.
Wie läuft die Einrichtung ab?
Produkte und Preise werden erfasst
Station, Produkte und Tagespreise werden angelegt; bei Preisänderungen wird nur der neue Preis eingegeben, die alten bleiben gespeichert.
Ihre Kunden auf Rechnung werden angelegt
Die Kunden aus dem Heft werden mit ihren Kennzeichen, Limits und der vereinbarten Preisbasis in das System übernommen; der Altsaldo wird als Übertrag auf das İskay ERP Kundenkonto gebucht und erscheint im Kontoauszug.
Der Tankwart erfasst Belege noch am selben Tag
Per Tablet, Smartphone oder Kassen-PC; seine Berechtigung beschränkt sich auf die Belegerfassung. Die Einweisung dauert eine Stunde.
Ihre offenen Fragen
Wo erfasst der Tankwart den Beleg?
Wir haben eine Zapfsäulenautomation; müssen wir die Belege ein zweites Mal eingeben?
Welcher Preis gilt für die Rechnung?
Wie sieht der Kunde sein Konto?
Können wir E-Rechnungen ausstellen?
Wie sieht die Preisgestaltung aus?
Kostenlose Demo für Ihre Tankstelle anfordern
Nennen Sie uns den Namen Ihrer Tankstelle und die Zahl Ihrer Kunden auf Rechnung; wir führen Sie gemeinsam durch eine für Sie eingerichtete Beispielstation.
Schließen Sie das Anschreibebuch, führen Sie die Konten im System
Beleg, Konto, Rechnung und Zahlungseingang in einem System; kein Liter bleibt unerfasst.
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