Mitgliedschaft, Zutritt, Kurse und Zahlungseingang auf einem Bildschirm
Wer Mitglied ist, wessen Mitgliedschaft bald ausläuft, wie viele Personen heute eingecheckt haben, in welchem Kurs noch Plätze frei sind: alles in einem Panel. Der Verkauf einer Mitgliedschaft wird sofort in Rechnung und Buchhaltung übernommen; Zutritt per Karte, Kursreservierung, Spinde und Personal-Training-Einheiten laufen im selben System.
Von Behörden bis zu Universitäten, von der Automobilbranche bis zur Fertigung: Lösungen, die sich in Projekten bewährt haben — direkt und gemeinsam mit unseren Lösungspartnern umgesetzt.
Für wen?
Für jeden Sportbetrieb mit Mitgliedern, Kursen und Empfang: vom einzelnen Studio bis zur Kette mit mehreren Standorten.
Fitnessstudios
Studios, die Monats- und Jahresmitgliedschaften, Zutritt per Karte und Spindverwaltung über einen Bildschirm führen möchten.
Pilates- und Yogastudios
Studios, die mit Kurspaketen arbeiten und Kapazität sowie Reservierungen geordnet halten müssen.
Personal-Training-Studios
Studios, die Einheitenpakete verkaufen und jede Einheit dem Trainer und dem Mitglied zuordnen müssen.
Kampfsport und CrossFit
Studios mit Schwerpunkt auf Gruppenkursen, in denen Anwesenheit und Nichterscheinen erfasst werden müssen.
Sportbereiche in Hotels, Wohnanlagen und Unternehmen
Einrichtungen, die Mitgliederaufnahme, Zutritt und Zahlungseingang im selben System wie die Buchhaltung des Hauses führen möchten.
Sportketten mit mehreren Standorten
Betriebe, die mehrere Studios in einem System verwalten möchten; die Berichte werden für alle Studios gemeinsam erstellt.
Vertraute Probleme im Studiobetrieb
Probleme am Empfang und zum Monatsende – und wie das System sie löst.
Die Enddaten der Mitgliedschaften werden anhand eines Hefts verfolgt; wessen Mitgliedschaft abgelaufen ist und wer noch Schulden hat, weiß niemand genau.
Beim Öffnen des Panels werden die bald ablaufenden Mitgliedschaften und die Summe der offenen Forderungen angezeigt; wird an der Rezeption die Karte eingelesen, erscheint ein Mitglied mit abgelaufener Mitgliedschaft sofort.
Am Eingang dauert es, das Mitglied zu erkennen und zu prüfen, ob die Mitgliedschaft noch gültig ist.
Per Kartennummer, Mitgliedsnummer oder Name in Sekunden gefunden; das System prüft die Gültigkeit der Mitgliedschaft selbst und zieht bei Einheitenpaketen eine Einheit ab.
Zu den Kurszeiten gerät die Kapazität durcheinander; wer gekommen ist und wer nicht, bleibt unklar.
Aus der wöchentlichen Kursvorlage wird der Kalender mit einem Klick erstellt; die Rezeption meldet das Mitglied zum Kurs an, der Trainer führt die Anwesenheitsliste, nicht erschienene Mitglieder werden erfasst.
Rechnung und Zahlungseingang der Mitgliedschaftsverkäufe laufen in einem separaten Programm; die Buchhaltung gibt am Monatsende alles von Hand ein.
Beim Verkauf der Mitgliedschaft wird sofort die Rechnung erstellt, der Zahlungseingang in Kasse oder Bank gebucht und der Buchungssatz automatisch angelegt. Keine Daten werden ein zweites Mal eingegeben.
Mitgliederdaten liegen in Excel; der unterschriebene Vertrag und die ausdrückliche KVKK-Einwilligung gehen in den Ordnern verloren.
Mitgliederakte, unterschriftsreifer Mitgliedsvertrag und KVKK-Einwilligungstext werden aus dem System gedruckt; ohne Einwilligung wird keine Mitgliedschaft verkauft.
Mitglieder vergessen den Verlängerungszeitpunkt; zur Erinnerung wird jedes einzeln angerufen.
Erinnerungen per SMS oder E-Mail gehen von einem Bildschirm aus gezielt an Mitglieder mit bald auslaufender Mitgliedschaft; wer wann was erhalten hat, steht im Protokoll.
Was ist enthalten?
Von der Mitgliederaufnahme bis zur Kursanwesenheit, vom Mitgliedschaftsverkauf bis zum Buchungssatz: der gesamte Studioablauf in einem Modul.
Mitgliederverwaltung
- Mitgliederakte: Ausweisdaten, Kontakt, Notfallkontakt und Gesundheitsnotiz
- Foto, Mitgliedsnummer und Mitgliedskartennummer
- Körpermaße: Gewicht, Körperfettanteil, Taille und weitere Werte
- KVKK-Einwilligung und druckbarer Mitgliedsvertrag
Mitgliedschaften und Pakete
- Laufzeitpakete (monatlich, 3 Monate, jährlich), Einheitenpakete und Gruppenkurspakete
- Rechnung und Zahlungseingang sofort beim Verkauf der Mitgliedschaft
- Pausierungsrecht; bei Verlängerung beginnt die neue Mitgliedschaft mit Ablauf der alten
- Personal-Training-Einheiten und Trainerzuweisung
Empfang und Zutritt
- Check-in in Sekunden per Karte, Mitgliedsnummer oder Name
- Gültigkeit der Mitgliedschaft und verbleibende Einheiten sofort auf dem Bildschirm
- Heutige Check-ins und aktuell anwesende Mitglieder
- Spindzuweisung und -verwaltung
Kursplan
- Kursarten, Trainer und wöchentliche Kursvorlage
- Der Wochenkalender wird mit einem Klick aus der Vorlage erstellt; die Kapazität wird geprüft
- Reservierung durch Mitglieder und Anwesenheitskontrolle durch Trainer
- Erfassung von Nichterscheinen und Stornierungen
Finanzen und Buchhaltung
- Rechnungen über die Rechnungsinfrastruktur von İskay ERP; bereit für E-Rechnung und E-Archiv
- Zahlungseingang in Kasse und Bank, Teilzahlungen
- Offene Forderungen und Liste säumiger Mitglieder
- Verkaufs-, Zutritts- und Auslastungsberichte; CSV-Export, der sich in Excel öffnen lässt
Erinnerungen und Kommunikation
- SMS oder E-Mail an Mitglieder mit bald auslaufender Mitgliedschaft
- Textvorlage: Name, Paket, Ablaufdatum, verbleibende Tage
- Versand nur an Mitglieder mit KVKK-Einwilligung
- Versandprotokoll und Liste der Mitglieder, die heute Geburtstag haben
Bildschirmansichten
Empfang, Mitgliederakte und Kursplan.
Wie läuft die Einrichtung ab?
Ihre Pakete werden angelegt
Studio, Pakete, Trainer und die wöchentliche Kursvorlage werden gemeinsam mit Ihnen erfasst; Preise und Mehrwertsteuersätze sind vorbereitet.
Ihre Mitglieder werden übernommen
Ihre Mitgliederliste aus Excel und die laufenden Mitgliedschaften werden samt Enddaten von unserem Einrichtungsteam in das System übertragen; eine Neueingabe von Grund auf entfällt.
Der Empfang arbeitet noch am selben Tag
Der Kartenleser wird angeschlossen, nach einer kurzen Schulung ist der Check-in-Bildschirm im Einsatz; bei Fragen sind wir für Sie da.
Ihre offenen Fragen
Können wir unsere bestehende Mitgliederliste übernehmen?
Ist ein Kartenleser erforderlich?
Wie funktionieren Rechnung und Buchhaltung?
Wir haben mehrere Studios; geht das in einem System?
Werden Personal-Training-Einheiten erfasst?
Wie ist die Preisgestaltung?
Kostenlose Demo für Ihr Studio anfordern
Nennen Sie den Namen Ihres Studios und Ihre Mitgliederzahl; wir führen Sie gemeinsam durch ein für Sie eingerichtetes Beispielstudio.
Bringen Sie Ihr Studio vom Papier ins System
Mitgliedschaft, Zutritt, Kurse und Zahlungseingang in einem System; der Empfang wird entlastet, keine Forderung geht verloren.
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